Organisation d'évènements
Une agence de communication joue un rôle clé dans la gestion d’un événement, en assurant une organisation fluide et en maximisant l'impact de l'événement.
L'agence met en place une stratégie de communication avant, pendant et après l'événement. Elle utilise différents canaux (réseaux sociaux, e-mailing, relations presse, publicités, etc.) pour promouvoir l’événement et susciter l’engagement du public. Elle peut également créer des contenus visuels (affiches, vidéos teaser) et rédiger des communiqués de presse pour amplifier la portée de l'événement.
Pour vous accompagner sur l'organisation d'événements, nous nous entourons de partenaires spécialisés en la matière, qui interviennent sous notre direction de projet.
Définition des objectifs
et du public cible
La première étape consiste à comprendre les besoins et les attentes du client. L'agence discute avec lui pour définir les objectifs de l'événement (lancement de produit, conférence, gala, etc.) et identifier le public cible. Cela permet d’adapter le message et les actions de communication.
Une fois les objectifs établis, l'agence conçoit l'événement. Cela inclut le choix du thème, de l'ambiance, du format, ainsi que la sélection du lieu (physique ou en ligne). L'agence crée une stratégie créative autour de l’événement pour capter l’attention du public cible, tout en respectant l'identité de la marque.
Gestion DE LA logistique
L’agence organisatrice s’occupe des aspects pratiques : réservation du lieu, coordination avec les fournisseurs (traiteurs, décorateurs, techniciens), gestion des inscriptions, logistique technique (son, lumière, vidéo), et transport si nécessaire. Elle planifie également les horaires et s’assure que chaque détail est en place pour le jour J.
Gestion sur place
Le jour de l'événement, l’agence assure la coordination en temps réel. Elle veille à ce que tout se déroule comme prévu, gère les imprévus et s’assure que les participants vivent une expérience positive. Une équipe dédiée est souvent sur place pour accueillir les invités, animer l'événement et garantir le bon déroulement de chaque activité.
Mesure des résultats et suivi
Après l’événement, l’agence analyse les retombées médiatiques, le retour des participants, et l’atteinte des objectifs fixés. Elle peut fournir un rapport détaillant les performances (nombre de participants, engagement sur les réseaux sociaux, etc.) et proposer des recommandations pour de futurs événements.
Graphitéine vous éclaire…
ORGANISATRICE D'ÉVÉNEMENTS ?
- Déclaration à la mairie : pour les événements publics
- Demande d'autorisation préfectorale si l'événement rassemble un grand nombre de personnes ou inclut des activités spécifiques
- Autorisation d'occupation temporaire de l'espace public (si c'est dans la rue par exemple)
- Dispositif de sécurité et de secours, respect des normes incendie et d'évacuation
- Assurance responsabilité civile / Respect des normes d’hygiène et de santé…
POUR UN ÉVÉNEMENT PROFESSIONNEL ?
- Informer les participants via les réseaux sociaux, sms, site web
- Contacter les fournisseurs et prestataires
- Prévenir les sponsors et les partenaires
- Gérer les remboursements
- Négocier les conditions d'annulation avec les prestataires
- Contacter l’assureur pour obtenir une indemnisation si vous avez souscrit à une assurance annulation
- Prévoir une alternative ou un report de l'événement